システム浸透に必要なたった一つの事とは？

おはようございます！中江です。先週末は少し久しぶりに京都のカフェ巡りをしてきました。中でも京都の吉田山の頂上にある「茂庵」というカフェは、森の中に佇む落ち着いたカフェでとても心が落ち着きました(*^^*)詳しくは中江のInstagramで紹介しています(笑)

さて本日のブログでは、前回ご紹介した kintone のシステムをウエダ本社さんの中でどのように浸透を進めていったのかについてご紹介します。営業の皆さん全員に kintone システムを利用いただくにあたり、次の様なステップで進めました。

①kintone システム全体説明会の実施

②1か月間のお試し運用（既存システムとの並行運用）

③本番運用

まずステップ①ではウエダ本社の全社の皆さま向けに「全体説明会」を実施しました。元々ウエダ本社さんで利用されていたサイボウズ Officeと kintone の違いや今回ご利用いただく kintone システムの全体像とその利用方法についてご紹介しました。

↑ウエダ本社全社の皆さまに向けた説明会。とても緊張しました。

皆さんとても真剣に聞いてくださり、「名刺は誰がいつ登録するの？」「顧客リストに登録されていない取引先情報はどうやって登録するの？」「案件管理に登録する案件の定義は？」「kintone からメールを一斉配信する事は可能なの？」「正直使ってみないと分からない。。」など様々なご質問をいただきました。質疑応答の時間では、原田さんにたくさんフォローをいただきながら、 kintone システムにデータを登録するタイミングやルールなどについては追って決めていくという旨をお伝えしました。

また説明会の際には、「今お見せしているものが完成形では無く、皆さんのフィードバックいただきながら、システムを改善していく」旨をお伝えしました。説明会後は、ステップ②である約1か月間のお試し運用期間を設けました。この期間の中で使いづらい点やもっとこういう機能を追加して欲しいという要望を森島さんに集約いただき、森島さんが修正できるものは森島さんが、少し難易度の高い修正は私が修正を行いました。1か月間のお試し期間が終了するとステップ③である本番運用となりました。

ちなみにステップ②のお試し運用期間に営業の皆さんからあがった要望は約10件。そのうち8件はクリアになり、どの要望も1日あれば改善できるものだったようです。

↑営業の方から出たリクエストをすぐに反映している森島さん

先日原田さんと打合せをしていて、社内の浸透のために原田さんが実践されていた事が非常に重要だと感じたので、その時の会話をご紹介したいと思います。

中江：1か月間のお試し期間中に、営業の皆さんが kintone を毎日の様に使われていて驚きました！何かコツはあったんでしょうか？

原田さん：中江さんの全体説明会の後、改めて営業メンバーに「なぜ kintone システムを利用するのか」という点を強調して伝えました。これまで取引先情報がきちんと共有されておらず商談が上手くいかなかったケースや引継ぎが疎かになっていたこと等が、 kintone を利用する事によって改善されるという点を皆に分かってもらう事を意識していましたね。あとは、とにかく「まずは使ってみよう」というスタンスで僕から営業メンバー全員に号令をかけた感じです。

↑営業メンバーの定例会の様子。

中江：皆さんへ kintone 利用の目的の共有を行ってくださっていたんですね！ありがとうございます。それで営業の皆さんはすんなり kintone を使ってくださったんですか？

原田さん：実はそれでも中々使ってくれないメンバーもいました。ですが、根気よく kintone に登録するよう伝え続けてきましたね。

中江：そうだったんですね。原田さんの強い気持ちがあったからこそ kintone の浸透が進んだんですね。

原田さん：いやいや。僕も必死でした。今期から営業のリーダーになって、もっとウエダ本社全体の営業活動の見える化を進めていきたいなと思っていたので、そのためには皆に使ってもらわないといけないですからね。 あと、最近感じているのは、kintone は営業リーダーの強力なサポーターかもしれません＾＾

↑若くして営業リーダーに抜擢された原田さん。いつも皆さんに慕われています。

中江：どういうことですか？

原田さん：「営業活動のこういう数字を見たいんだけどどうにかなる？」と森島くんに言うと1日もかからず思っていたデータやグラフが kintone で見れるんです。kintone を導入してから営業個人個人の具体的な活動が見える化できるようになったと感じています。下でご紹介しているグラフは、商談やオフィスツアーなど活動別にポイントを設け、各個人が当月にどのような活動をしているのかをリアルタイムで見えるグラフになります。これによって営業全体の動きが見える化され、今後の営業活動における戦略についても考えやすくなったなと思います。営業の全体会議の際にも kintone のグラフを皆で見ていますよ。

↑ウエダ本社さんで利用されている kintone アプリ。営業の皆さんの活動が一目瞭然です。

中江：これはすごいですね…！めちゃくちゃ分かりやすいです。

原田さん：ありがとうございます。これからももっと様々な情報を kintone に集約して効率的かつ効果的な営業活動を行っていけるようにしていきたいです。

中江：ちなみに今は営業の皆さん kintone をどのぐらい活用されているのでしょうか？

原田さん：ガッツリ活用しています！と言いたいところなのですが、まだまだ本格的な浸透にはもう少し時間がかかりそうですね。ただ、毎日営業の皆に記入してもらっている日報については記入が習慣化出来ているので、1日1回は必ず kintone を見てはいます。

中江：中々短期間で浸透させるのは難しいですよね。ですがこの短期間で毎日営業の皆さんが kintone を見る事を習慣化できたというのは本当にすごいですね！！

原田さん：ありがとうございます。中江さんや森島くんのサポートあっての事だと思います。引き続きよろしくお願いしますね！

中江：はい！是非引き続き勉強させてください！

今回原田さんとのお話から、企業に新しいシステムを浸透させるにあたり重要な事を教えてもらったような気がします。それは、業務リーダーの強い「覚悟」です。せっかく導入したシステムも使われなければ意味がありません。システムの浸透を進めるためには、今回の原田さんの様に、なぜシステムを導入したのかや利用する目的をメンバーの方に伝え、最大限システムを活用していくために日々考え続ける事がとても重要だと教えてもらいました。

今回システム導入のプロジェクトをウエダ本社の皆さまと一緒に取り組ませていただきました。次回ブログでは、改めてこれまでの導入～浸透までのステップや今回のプロジェクトで学んだ事をまとめて紹介したいと思います。

それでは今回は前回お休みしていたウエダ本社さんの素敵なところをご紹介して終わりにします♪

【ウエダ本社さんの素敵なところ④】柔軟な社風

ウエダ本社さんでは下記の写真の様にたまに「子連れ出勤」をされる社員さんがいらっしゃるようです。この日も結膜炎になってしまい保育園に行けなかったお子様を連れて出勤されたそうです。私が働くサイボウズでも「子連れ出勤制度」がありますが、ウエダ本社さんでは制度化されていなくても、社員の皆さんが突発的な状況も受け入れる柔軟な社風が素敵だなと感じました＾＾

↑執務エリアにシートを敷いて遊んでいるようです。森島さんも優しいまなざしです＾＾

それでは次回もご覧いただけると嬉しいです♪